Membandingkan Unsur-Unsur dan Alasan Penulisan Surat Pribadi dan Surat Dinas

 Ada dua jenis surat yang bisa dikirim, yaitu surat dinas dan surat pribadi. Surat dinas, adalah surat yan dikirimkan oleh seseorang dalam posisi jabatan tertentu dalam sebuah lembaga, karena kepentingan kedinasan. Sementara surat priadi adalah surat yang dikirimkan atas nama pribadi dan kepentingan personal pengirim surat. 

Berikut ini adalah unsur-unsur surat dinas dan surat pribadi.

UNSUR-UNSUR SURAT PRIBADI

• Alamat dan tanggal surat
• Salam pembuka
• Kalimat Pembuka
• Isi Surat
• Penutup Surat
• Salam Akhir
• Nama dan Tanda Tangan

UNSUR-UNSUR SURAT DINAS

• Kepala Surat (berisi nama lembaga)
• Nomor, tanggal, dan tujuan (perihal)
• Alamat (Tujuan dikirmkannya surat)
• Salam Pembuka
• Paragraf Pembuka
• Isi surat
• Paragra Penutup
• Salam Penutup
• Pengirim Surat (berisi nama, jabatan, tanda tangan)

Setelah mengetahui unsur-unsur pada surat dinas dan surat pribadi, kita bisa mengetahui bahwa ada beberapa unsur yang sama dalam surat dinas dan surat pribadi. Adanya unsur yang sama ini yang bisa kita bandingkan. 

Sementara unsur yang ada di surat dinas tetapi tidak ada di surat resmi, tentu tidak bisa dibandingkan satu dengan yang lainnya. 

Unsur-unsur surat dinas yang tidak ada dalam surat pribadi antara lain:

• Kepala Surat
• Nomor Surat

Dalam surat pribadi, tidak ada Kepala Surat, karena surat tidak dikirim oleh sebuah lembaga, melainkan oleh orang perseorangan secara pribadi. Nomor surat juga tidak ada, karena tidak diperlukan penomoran dan registrasi khusus dalam surat pribadi. Sementara dalam surat dinas, lembaga menuliskan arsip surat dan dimudahkan dengan penomoran surat sebagai registrasi arsipnya. 

Membandingkan Unsur Surat Pribadi dan Surat Dinas

Setelah diketahui adanya unsur yang sama antara surat dinas dan surat pribadi, kita dapat membandingkan keduanya. 

Unsur Tanggal Surat

Tanggal penulisan surat dalam surat dinas dan surat pribadi sama-sama ada. Dalam surat dinas, tempat penulisan dan tanggal penulisan surat harus ada, karena menjadi identitas penting dalam sebuah surat. Dalam surat dinas, tempat yang ditulis biasanya nama kota spesifik. Sementara dalam surat pribadi, bisa menggunakan tempat yang lebih personal, misalnya: rumahku, kamarku, atau Kelas sekolah. 

Unsur Alamat yang Dituju

Dalam surat dinas, jika yang dituju adalah lembaga lain. Maka yang ditulis adalah jabatannya, bukan anam pribadinya. Sementara jika tujuannya adalah pribadi, maka yang ditulis adalah nama diri. 

Dalam surat pribadi, tujuan surat boleh ditulis nama pribadi, atau juga sapaan keakraban. Misalnya: Ayah tercinta, Sahabat Terbaikku, Cak Rat.

Unsur Salam Pembuka

Dalam surat pribadi, salam pembuka bisa sangat personal. Bisa menggunakan sapaan atau menanyakan kabar. Hay Je, Apa Kabar? Bisa juga digunakan salam berdasarkan keyakinan agama, misalnya Assalamualaikum Wr. Wb.

Sementara dalam surat dinas, salam pembuka yang digunakan harus baku: Dengan hormat, bisa juga disesuaikan dengan komunitas dan latar belakang lembaganya. Misalnya: Salam Pramuka, Salam Pergerakan, atau Salam Silaturahmi.

Unsur Kalimat Pembuka dan Paragraf Pembuka

Dalam surat pribadi, kalimat pembuka biasanya bersifat personal. Isinya alasan mengapa perlu menulis surat. 

Dalam surat pribadi, yang menjadi kaliamt atau paragraf pembuka adalah dasar penulisan surat. Kalau balasan surat, harus disebutkan membalas surat dari lembaga mana, nomor berapa, tanggal berapa. Begitupun dasar penulisan surat, harus dijelaskan dalam kalimat pembuka. 

Unsur Isi Surat

Dalam surat dinas, isi surat langsung pada pokok dan inti surat. Misalnya surat undangan, langsung pada pokok masalahnya. Mengundang pada acara apa, waktu, tempat, dan ketentuan-ketentuan lainnya. Penulisan isi surat dinas tidak bertele-tele. 

Sementara, isi dalam surat pribadi bisa sangat panjang. Tergantung maksud penulisan surat. Jika ingin bercerita bisa semua hal diceritakan. Jika ingin menanyakan sesuatu bisa langsung tanya, dengan diberikan alasan-alasan yang juga besifat personal atau pribadi. 

Unsur Penutup Surat

Penutup surat dalam surat pribadi maupun surat dinas sama-sama ada. Hal ini menunjukkan bahwa surat telah diakhiri. Adapaun perbandingannya, dalam surat dinas bahasa yang digunakan adalah bahasa formal yang langsung berkaitan dengan isi surat. Misalnya dalam surat undangan, makan ditutup dengan harapan bahwa yang dituju dapat menghadiri undangan tersebut. Jika suratnya adalah surat keterangan, maka yang ditutup dengan harapan agar keterangan tersebut dapat digunakan sesuai peruntukannya. 

Sementara dalam surat pribadi, unsur penutup surat tanpa ada keharusan kesesuaian dengan isi surat. Misalnya udah dulu ya, nanti kita sambung lagi di lain kesempatan. 

Unsur Salam Akhir

Salam penutup dalam sebuah surat merupakan sebuah keharus, agar tidak terkesan kaku dan tetap hormat kepada yang dituju. Dalam surat dinas atau surat resmi, salam penutupnya baku, berupa: Hormat kami, yang ditulis di atas nama dan tanda tangan. 

Dalam surat pribadi, salamnya bisa sangat beragam. Bisa menggunaan sapaan, bisa menggunakan panggilan keakraban. Misalnya: Sahabatmu, Kekasihmu, dan sebagainya. 

Unsur Pengirim Surat

Pengirim surat, dalam surat dinas maupun surat pribadi sama-sama ada. Bedanya, dalam surat pribadi pengirim surat bisa dicantumkan di atas, cukup dengan menulis: dari: ....... . Sementaara dalam surat dinas, pengirim surat diletakkan di bagian akhir surat yang disertai nama terang dibubuhi tanda tangan. Di sebagian lembaga, juga disertai stempel dinas lembaga tersebut. Hal ini diperlukan agar ada identitas jelas siapa pengirim dan yang bertanggung jawab atas surat yang ditulis tersebut.